UNIDAD IV
v Manuales
Por manual debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.
v Manuales de normas y Procedimientos
Los Manual de Normas y Procedimientos describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos. Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, por medio de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Los manuales de normas y procedimientos son documentos que se elaboran para describir los procesos administrativos y las normas que se deben seguir para dar cumplimiento a las tareas de la organización; con fin de controlar las operaciones diarias de la empresa y de este modo evitar un descontrol en dicha institución.
El Manual de Normas y Procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la institución, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
v Objetivos
ü Es un medio de inducción para los nuevos funcionarios.
ü Brinda dirección a los funcionarios.
ü Comunica los objetivos y metas de la organización.
ü Sirve como un conducto de comunicación oficial del jerarca institucional.
ü La uniformidad de políticas y procedimientos aseguran los recursos de la organización que serán utilizados hacia el logro de las metas y objetivos institucionales.
ü Sirve como un excelente instrumento interno de fiscalización para exigir el cumplimiento de las políticas o procedimientos y controles de la institución.
ü Se puede revisar políticas y procedimientos para determinar si ciertas personas o unidades administrativas están necesariamente realizando operaciones que incumben a otra persona o unidad administrativa (duplicidad de funciones).
ü Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
ü señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos.
Se han mencionado los objetivos que se persiguen con la implementación de este tipo de manuales, donde se describe de manera clara de que modo contribuyen con la institución este tipo de manuales; y porque es importante su elaboración.
v Tipos
Por su contenido
El contenido de los manuales depende del asunto que se trata y del uso que se piensa darle. Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias se pueden encontrar los siguientes:
Manual de Organización
Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción, funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos puestos, y las relaciones. Es decir, se describe las funciones que van a tener las distintas áreas o departamentos de la institución y como se van a relacionar cada uno de ellos.
Manual de Políticas
Describe en forma detallada los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. En este manual se dan a conocer los lineamientos que se deben seguir para la toma de decisiones y así alcanzar los objetivos previstos.
Manual de Procedimientos
Es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo.
Este manual es muy importante para orientar al personal acerca de las tareas que debe realizar y como las va a ejecutar; además le permite a la empresa conocer si se están empleando los procedimientos propuestos.
Manual de Puestos
Agrupa información sobre todas las clases, naturaleza, objetivos, funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la organización, con sus respectivos perfiles de productos (bienes y/o servicios) resultantes de cada puesto.
Manual de Normas
Detalla información sobre un conjunto de leyes, normas e instructivos de aplicación institucional. Por lo general, son las más relevantes y poseen mayor plazo de vigencia. Este define las normas, leyes que se aplican en la institución o empresa, las cuales rige los procesos que se hagan en la organización.
Manual Técnico
Presenta información sobre la operación o estructura de un determinado equipo y sobre su mantenimiento. Por lo general contiene mucha información gráfica, con breves indicaciones teóricas.
Manual de Compras
Consiste en definir el alcance de las compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades, entre otros.
Manual de Finanzas
Consiste en definir por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. Contiene instrucciones específicas a quienes, en la organización, están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de Reclutamiento y Selección
Contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección de personal en la organización.
Manual de una Unidad Administrativa
Agrupa lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad de una unidad administrativa, entiéndase Auditoría Interna, Planificación Institucional, Dirección Ejecutiva, Recursos Humanos, entre otra.
Manual de Procedimientos de una Unidad Administrativa
Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de una unidad administrativa específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.
Manual de Organización y Funciones
El Manual de Organización y Funciones describe la organización formal mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. Es así, como un Manual de Organización y Funciones constituye un documento que contiene, ordenada y sistemáticamente la información y/o las instrucciones sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, organización, objetivo y funciones de la institución, constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe los objetivos.
v Elaboración del Manuel
Se distinguen fases o etapas para elaborar cualquier tipo de manual como :
Planificación del Trabajo.
Se conforma el grupo de trabajo que se encargara de la elaboración de los manuales, este puede estar conformado por un representa de cada departamento o por un grupo de personas seleccionadas para dicho trabajo.
Por supuesto se debe asignar un coordinador quien es el encargado de coordinar el trabajo y mantener un orden en cada actividad y así presentar una información coherente.
En esta fase o etapa se establecen cuales serán las herramientas metodológicas que se usaran para obtener la información y proceder con la elaboración de los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y las actividades que se van a desarrollar para la creación de los manuales.
Búsqueda de la Información.
Consiste en recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, siguiendo las herramientas metodológicas establecidas y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se
Puede realizar mediante: Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
Análisis de la Información.
Una vez obtenida la información relevante, esta se deberá organizar y analizar de manera de darle un sentido coherente y así poder desarrollar el manual.
Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: ¿Qué trabajo o actividad se hace?, ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?, ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?, ¿Para qué se realiza el trabajo?, ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?, ¿Cuándo o en qué momento se hace?, ¿Por qué se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.
Elaboración del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:
a) la redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.
b) la elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución
de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se elaboran según las formas más sencillas y establecidas ya sea a nivel institucional.
c) el formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al coordinador y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
Autorización del Manual.
Cuando se cuenta con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, da autorización para que el manual pueda ser reproducido, difundido y distribuido en toda la institución o en las unidades
Administrativas correspondientes.
Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito
De que los empleados conozcan el contenido del documento y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.
Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual Administrativo.
Recursos Humanos en los Archivos.
Personal Fundamental
Toda empresa debe contar con un área de recursos humanos que esta dirigida por un ejecutivo que se encarga de llevar los registros del personal, verificar el cumplimiento de los requisitos legales y en algunos casos colaborar en la captación del personal a ser seleccionado.
Es importante que la empresa para una efectiva administración de recursos humanos cuente con un Programa de Recursos Humanos que le permita conocer a as personas que laboran y también poder conocer aspectos como estudios, experiencia profesional, formación general y humanística, capacidad de conocimientos; habilidades , destrezas etc. Los mismos son de gran interés para permitir al departamento de recursos humanos detectar las potencialidades de cada persona, ubicarlo en el lugar adecuado de trabajo y hacer la selección del individuo conveniente para laborar en la empresa u organismo. Esto le permitirá aumentar la productividad de la empresa y al mismo tiempo la satisfacción del personal.
Políticas de Reclutamiento de personal
Debido a la importancia que tiene el recurso humano para la empresa u organizaciones importante tener cuidado al momento de seleccionar los futuros trabajadores, con el fin de conseguir al personal ideal, adecuado que va a ocupar el puesto vacante.
Las políticas de reclutamiento de personal contribuyen a facilitar el proceso de reclutamiento y selección del personal.
El reclutamiento y la selección son dos fases de un mismo proceso: El reclutamiento es la primera fase del proceso de contratación cuyo objetivo fundamental es instrumentar una serie de procedimientos para atraer un número suficiente de candidatos con la calidad adecuada y en el momento oportuno, que permita cubrir las necesidades del personal detectadas.
Las técnicas de reclutamiento utilizadas deben proporcionar una adecuada segmentación del mercado, con la finalidad de que lleguen a la entidad solicitudes de candidatos que no presenten ninguna característica que por sí misma impida la adaptación al puesto vacante o a la organización, y con esto evitar aquellos candidatos que no se acoplan a la situación debido a que no llegan a mínimo. De esta manera el proceso de reclutamiento actúa como primer filtro y proporciona eficiencia a la selección.
La Selección.
Es la elección entre el conjunto de candidatos captados por el proceso de reclutamiento, a la persona que pueda desempañar idóneamente el puesto que se le asignara. En este proceso se intenta medir previamente el rendimiento de la persona, es decir como se desempeñara en un futuro, apoyándose en un criterio que le asegure la validez y fiabilidad del mismo, tratando de mantener o aumentar la eficiencia del personal.
La selección adquiere mayor importancia en el caso de los directivos y profesionales, ya que la diferencia entre el empleado adecuado y el incorrecto puede equivaler a un año de sueldo.
La selección busca solucionar dos problemas fundamentales: - Adecuación del hombre al cargo y la eficiencia del hombre en el cargo.
El criterio de selección se fundamenta en los datos y en la información que se posean respecto del cargo que va a ser proveído. Las condiciones de selección se basan en las especificaciones del cargo, cuya finalidad es dar mayor objetividad y precisión a la selección de personal para ese cargo.
Si todos los individuos fueran iguales y reunieran las mismas condiciones para aprender a trabajar, la selección no sería necesaria; pero hay una enorme gama de diferencias individuales, tanto físicas como psicológicas, las cuales llevan a que las personas se comporten y perciban las situaciones de manera diferente, y a que logren mayor o menor éxito en el desempeño de sus funciones en la organización. La selección se configura como un proceso de comparación y de decisión, puesto que de un lado, están el análisis y las especificaciones del cargo que proveerá y, del otro, candidatos profundamente diferenciados entre sí, los cuales compiten por el empleo.
La Inducción
El proceso de inducción consiste en informar adecuadamente al nuevo empleado sobre los aspectos esenciales de la empresa. Se busca dar a ese nuevo empleado toda la información que necesite tanto de la empresa como de la función que va a desempeñar; dándole motivación para que pueda desenvolverse fácilmente en el área de trabajo. Esto le permitirá tener mayor información sobre la empresa y ubicarlo en un contexto social donde pueda interactuar junto con otros empleados y aportar ideas. Además de conocer los objetivos , y metas de la empresa y los recursos con que cuenta le será más fácil colaborar para su logro o porque al tener un espacio al inicio de su actividad dentro de la empresa siente que se le valora como persona y eso facilita la generación de un vínculo afectivo. En cualquiera de los casos antes planteados la inducción favorece la motivación.
El Adiestramiento y Capacitación
La palabra adiestramiento tiene muchos significados y aplicaciones. Muchos autores se refieren a un área genérica denominada desarrollo a la cual dividen en educación y entrenamiento.
El adiestramiento significa la preparación de la persona para el cargo, en tanto que el propósito de la educación es preparar a la/ las personas para enfrentar el ambiente dentro o fuera de su trabajo.
El adiestramiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos los cuales dependen de las necesidades que se hayan detectado en la organización. El adiestramiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de las tareas y del ambiente y desarrollo de habilidades.
Un adiestramiento implica detección de necesidades, programación, ejecución y evaluación de necesidades.
Salario
Es la remuneración que el individuo recibe como retorno por la ejecución de tareas organizacionales. Cada empleado hace transacciones con su trabajo para obtener recompensa financieras y no financieras. La recompensa financiera puede ser directa o indirecta.
La compensación financiera es el pago que recibe cada empleado en forma de salarios, bonos, premios y comisiones. El salario representa el elemento más importante. Salario es la retribución en dinero o su equivalente que el empleador paga al empleado por el cargo que éste ejerce y por los servicios que presta durante determinado período. El salario puede ser directo o indirecto. Directo es el que se recibe como contraprestación del servicio en el cargo ocupado. En el caso de empleados que trabajan por horas, corresponde al número de horas efectivas trabajadas al mes. En el caso de trabajadores por meses, corresponde al salario mensual recibido.
La compensación financiera indirecta constituye el salario resultante de las cláusulas de la convención colectiva de trabajo y del plan de beneficios y servicios sociales ofrecidos por la organización. El salario indirecto incluye vacaciones, gratificaciones, propinas, adicionales (de inseguridad, de insalubridad, de trabajo nocturno, de tiempo de servicio), participación en las utilidades, horas extras, así como el equivalente monetario de los servicios y beneficios sociales ofrecidos por la organización (alimentación subsidiada, transporte subsidiado, seguro de vida colectivo, etc.). la suma del salario directo y del salario indirecto constituye la remuneración.
La remuneración constituye todo cuanto el empleado recibe, directa o indirectamente, como consecuencia del trabajo que desarrolla en una organización. Así, la remuneración es género y el salario es especie.
Meritocracia
Se refiere a aquellos sistemas políticos donde se accede a los cargos de poder, no por nacimiento, riqueza o compadrazgos (o sea, según pautas de adscripción) sino por los méritos (pautas de realización). En las sociedades avanzadas, esos méritos se refieren en principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas en los individuos.
Bibliografía
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FORO TEMA 4
Todo organización por muy pequeña que sea cuanta con un conjunto de documentos que son el reflejo de las actividades que se desarrollan en la misma, estos documentos deben de seguir un conjunto de normas, reglas, directrices y formatos, es indispensable que los empleados tengan conocimiento de ello. Dichos documentos permiten que la empresa u organización pueda desarrollar sus labores cabalmente, ya que los mismos contienen información de gran utilidad para el buen funcionamiento de la empresa. Es entonces, de mera importancia que se apliquen los manuales de normas y procedimientos que tienen como objeto principal describir la organización de la institución o empresa; donde se
refleja las actividades que se van a llevar a cabo y las funciones que tendrá cada departamento.
El Prisma.Manuales de Normas y Procedimientos.Documento en línea.Disponible :
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyproc\
edimientos/default3.asp
