UNIDAD V SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ü Información

La información es la materia prima que se obtiene a través del proceso de comunicación; donde se informa acerca de un hecho, sujeto o evento particular; que es captado y luego se convierte en conocimiento. La información es importante en cualquier contexto social porque ayuda a reducir la incertidumbre.

Martínez Comeche,1995 “concebiremos la información como los datos o conocimientos considerados novedosos o relevantes en un momento dado y por un receptor especifico a fin de paliar su ignorancia o reducir su incertidumbre sobre una materia , originando un nuevo estado de conocimiento cuya estructura ha de verse necesariamente modificada por aquella”.

Como bien lo menciona Martínez Comeche, la información es aquella que se considera de importancia para algún sujeto y que contribuye con su conocimiento, además de reducir la incertidumbre que el mismo tenga acerca de un tema de interés personal.

ü Sistema

Conjunto de elementos organizados que interactúan para conseguir un fin común, es importante que exista la interacción entra cada uno de los elementos que operan sobre datos o información, energía o materia. Cada uno de estos elementos cumple su propia función y contribuye con el sistema. Un sistema es más que la simple suma de sus partes.

ü Sistemas de Información

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones.

Los sistemas de información son aquellos elementos que interactúan para ayudar a que la información necesitada en una organización este actualizada y disponible, donde el personal se mantenga informado y obtenga un conocimiento, lo cual permitirá que se tomen decisiones correctas y que la empresa u organización tenga un buen desarrollo.

ü Tipos de Sistemas de Información

Sistemas transaccionales: Son Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, entradas, salidas, etc.

También existen los que apoyan la toma de decisiones como: Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos.

Sistemas Estratégicos: Son sistemas de información desarrollado en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. Este se apoya en el uso de las herramientas tecnológicas para obtener grandes ventajas en la organización.

Sistema de información gerencial (SIG): Un sistema de información gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieren.

También algunos sistemas son clasificados en:

Manuales: cuando el hombre auxiliado por cierto equipo (máquinas de escribir, sumadoras, archivos, etc.) realiza las principales funciones de recopilación, registro, almacenamiento, cálculo y generación de información.

Son ideales para procesos sencillos que manejan pequeñas cantidades de datos y mantener actualizada la información.

Mecanizadas: cuando cierta maquinaria realiza las principales funciones de procesamiento. Para los sistemas mecanizados que hacen uso de un computador, de acuerdo al tipo de interacción Hombre-Máquina.

Estos son muy útiles para manejar y procesar grandes cantidades de datos que son algo más complejos de modo que agiliza el proceso.

Batch: el usuario proporciona los datos necesarios para la ejecución de un proceso y espera a que el computador termine la tarea para recibir los resultados.

En Línea: existe un diálogo directo entre el usuario y el computador durante la ejecución de un proceso.

Características de los Sistemas de Información (SI)

Como sabemos los Sistemas de Información (SI) son un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos e información estructurados según las necesidades de la organización, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones, las actividades de dirección y la toma de decisiones. Por su parte estos tienen unas características que permiten diferenciarlos y comprender mejor sus funciones.

Los sistemas transaccionales se caracterizan por: automatizar tareas operativas de la organización.

Casi siempre son los primeros sistemas de información que se implantan en las organizaciones. Empezando por apoyar las tareas a nivel operativo de la organización para continuar con los mandos intermedios, y posteriormente con la administración a la vez que van evolucionando.

Contiene una intensa entrada y salida de información, sus cálculos y procesos por lo general son simples y poco complejos. Es fundamental el manejo de datos para poder llevar a cobo sus opresiones y como resultado producen gran cantidad de información.

Tienen la propiedad de recolectar gran cantidad de información, es decir que por medio de ellos se cargan las bases de información para su posterior utilización. Son los principales encargados de integrar la información que maneja la organización la cual será empleada para apoyar las actividades de la organización.

Son fáciles de justificar ante la dirección general ya que beneficia a la organización y estos beneficios son visibles y palpables. Además de poder evaluar a corto plazo los resultados y ventajas que origina la implantación y uso de este tipo de sistema.

Sistemas de apoyo a las decisiones características:

Por lo general se introducen a la organización después de haber implantado los sistemas transaccionales, ya que estos constituyen su plataforma de información.

La información que genera sirve de apoyo a la alta administración ya la toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.

No suelen ahorrar mano de obra.Por esta razòn la justificaciòn economica para el creaciòn de estos sistemas es dificil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversiòn.

Son sistemas de informaciòn interactivos y amigables,con altos estandares de diseño grafico y visual , ya que van dirigidos al usuario final.

Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área informática.

Los sistemas estrategicos se caracterizan por :

Desarrollarse dentro de la organizaciòn , y por esto no pueden adaptarse facilmenet a paquetes disponibles en el mercado.

Su forma de evoluciòn se basa en incrementos y su crecimeiento dentro de la organizaciòn.Se inicia con una funciòn principal y luego se incorporan nuevas funciones.

Su funciòn es lograr venjas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.

Estos sistemas tiene un periodo de vigencia;es el tiempo que tardan los competidores alcanzan esas ventajas y beneficios obtenidos por el uso del sistema de informaciòn.

Apoyan el proceso de innovaciòn de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores.

Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información.

Los archivos administrativos e intermedios están integrados por aquellos por las unidades productoras. Esta documentación se encuentra en la fase semiactiva, por lo que su consulta resulta exporadica por parte de los mismos. Entre sus funciones el personal de archivo debe de organizar, describir, conservar y hacer accesible esta documentación de carácter administrativo.

A mi parecer es fundamental que se implante o que el archivo administrativo forme parte de un sistema de información (SI); ya que este le permitirá un mejor desarrollo de las actividades o funciones que se tengan planteadas; además de contribuir con la organización de la documentación y por consiguiente de la información que cada uno de esos documentos contiene.

Las necesidades de la administración publica deben ser satisfecha en lo que concierne a documentos; por ello es indispensable que se establezca un sistema eficaz que proporcione los productos adecuados contando con los recursos disponibles, para satisfacer las necesidades.

Los archivos administrativos incluye operaciones de carácter archivístico, un personal encargada de estos procesos, legislación, normativa, servicio, tecnología, etc. Por lo tanto, al establecer un sistema de Información deben de tomarse estos elementos y asuntos tan fundamentales hoy día como el tratamiento de documentos electrónicos, el espacio físico, la accesibilidad a la información etc.

Sabemos que un sistema de información esta compuesto por un conjunto de elementos que interrelacionas persiguen un fin común; por eso es esencial que los elementos que conforman al archivo administrativo se organizan y funcionen como un sistema, donde la información este actualizada y disponible tanto para el recurso humano de la institución como para los usuarios.

El profesional de la información y las TIC

Hoy día vemos que las tecnologías de la información y comunicación han tenido gran impacto en la sociedad; donde el uso de las herramientas tecnológicas se ha convertido en algo común para algunos sectores. Muchas personas lo asumen como algo natural en sus hogares, trabajos, en la comunicación a diario y hasta en la diversión. Pero sin embargo en los ambientes educativos aún no se ha aprovechado al máximo este potencial; entonces que mejor manera de empezar a capacitar a los profesionales de la información para que puedan hacer uso de las tecnologías de la información y comunicación, aplicarlas en sus actividades laborales y además educar a los usuarios para que aprendan a manejar las herramientas tecnológicas, promoviendo así el desarrollo y la enseñanza de la sociedad.

Es importante que los profesionales de la información reciban una preparación académica donde se les instruya sobre los usos de las tecnologías de la información, que cada día nos vemos en la mera necesidad de aplicarlas en las actividades laborales, ya que son un importante recurso de apoyo para el tratamiento, recuperación de la información y el acceso a ella.

La idea es formar profesionales que se adapten a estos cambios emergentes, que están preparados para las transformaciones que están surgiendo, que a través de las habilidades adquiridas puedan colaborar con el entorno de trabajo, manteniendo siempre su ética profesional, un espíritu colaborador que le permita desenvolverse eficientemente y prestar un servicio de calidad; donde los usuarios estén satisfechos con la atención, servicio e información requerida.

Bibliografía

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FORO 5

Todo documento contiene algún tipo de información, pero es indispensable que esta información pueda ser utilizada por los usuarios para satisfacer sus requerimientos de información; los sistemas ayudan a recuperar, organizar y facilitar el acceso de las personas a objetos potencialmente informativos; contribuyendo a un aumento del conocimiento, solución de problemas informativos o toma de decisiones de cada uno de las personas.

Los sistemas de información tienen como función ofertar, regular y gestionar todo tipo de recursos informativos, para lo cual les someten a un proceso de almacenamiento, identificación, tratamiento y recuperación; pero es importante destacar que en cada uno de esos procesos intervine la tecnología, es una herramienta que se utiliza para facilitar el cumplimento de cada una de estas actividades o procesos, haciendo posible que se ejecuten satisfactoriamente.

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