UNIDAD III
Podemos decir que la gestión documental, es el tratamiento y conservación que se le da a los documentos desde que son producidos hasta su eliminación o conservación, según el valor histórico del documento .Se busca dar una organización coherente a la documentación que entra y sale de la institución, de modo que sea fácil su posterior uso y recuperación. Además se debe respetar el principio de orden original y de procedencia.
Entre sus objetivos se encuentra:
Garantizar una documentación adecuada, es decir evitar lo no esencial; simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el deposito a bajo costo de los documentos en los archivos y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no sean necesarios o útiles para las actividades principalmente de carácter administrativo.
Es importante tener en cuenta que los documentos de archivos son esenciales, sean pertenecientes a instituciones públicas o privadas y por esta razón los procedimientos archivisticos deben de llevarse a cabo de manera adecuada, para poder tener un control, organización y conservación de la documentación. De este modo lograr que los archivos sean vistos como verdaderas unidades de información útiles, no solo para la administración publica sino también para la difusión cultural.
Subsistemas de Gestión: documental, administrativa y de información documental.
Subsistema de Gestión documental.
Las estrategias de la gestión de documentos se basan en el desarrollo y en la adopción de políticas, procedimientos, prácticas, y en el diseño y realización de sistemas de manera que cumplan las necesidades operativas de la organización y sean conformes con el entorno normativo. Las estrategias de una organización para documentar sus actividades deben determinar que documentos son necesarios y cuando, como y donde deben ser captados en un sistema archivistico.
Para establecer un sistema de gestión de documentos es importante basarse en una serie de principios como:
ü Cumplir con los requisitos legales normativos, los estándares aplicables y la política organizativa.
ü Determinar que documentos deben ser creados en cada proceso.
ü Determinar los requisitos para recuperar, usar y trasmitir documentos.
ü Vincular la documentación con las unidades que intervienen en la tramitación administrativa.
ü Decidir como organizar la documentación.
ü Elaborar un cuadro de clasificación de la documentación.
ü Detectar copias múltiples.
ü Fijar las políticas para la elaboración de instrumentos de control y descriptivos.
ü Diseñar un calendario de trasferencia de documentos.
ü Garantizar la guarda solo el tiempo necesario.
ü Fijar condiciones de acceso.
ü Guardar en un lugar adecuado que asegure su conservación.
Hoy día contamos con las herramientas tecnológicas que ayudan a agilizar los procesos en las organizaciones; existen sistemas computarizados que es un conjunto de programas utilizados para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes soportados en papel. Y como lo establece
La implementación de un sistema de gestión de documentos, permite a la institución establecer de manera organizada cuales son los procedimientos que se van a llevar a cabo para garantizar un ordenamiento adecuado de los documentación que la institución maneja en sus distintas actividades; esto permitirá un mayor uso y recuperación de la información; por parte del personal como de los usuarios externos. Además de garantizar el cuidado y conservación de esa documentación.
Las instituciones se enfrentan ante este gran reto, pero es fundamental para alcanzar su eficiencia y dar cumplimientos a las metas y objetivos que se tengan planteadas. No podemos dejar de lado con respecto a este tema, a los profesionales de la información, los cuales pueden aportar sus conocimientos y habilidades para el desarrollo de estos procedimientos.
Es importante destacar, que el subsistema de gestión documental se emplea en los distintos archivos que posea el organismo, claro esta que quizás el proceso de gestión documental se adecue a la función que cumpla ese archivo y a la documentación que maneje.
Una vez que los documentos dejan de ser usados con frecuencia son transferidos al archivo intermedio, y están bajo la responsabilidad y manejo del archivero; luego de cumplido un plazo según el ciclo vital de los documentos se transfieren los documentos de valor histórico y cultural al archivo histórico.
Obviamente todo estos procesos descritos se apoyan en una serie de herramientas o normativas archivísticas.
Subsistema de gestión administrativa.
La gestión de documentos como es la gestión archivística de la que deriva, es una función transversal que implica a toda la organización y afecta a sus procedimientos, por tanto debe estar integrada a una posición de alta dirección de una organización.
Sabemos que las instituciones en su mayoría cuentan con un sistema de archivo integrado por el archivo de gestión-administrativo, central y el archivo Histórico.
El archivo de gestión es donde se encuentran los documentos en su fase de tramitación, es decir los documentos son de uso frecuente, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. Las organizaciones producen gran cantidad de documentos de los que pueden alojarse en sus oficinas y esto puede afectar su búsqueda; por ello es necesario que exista un sistema de gestión de la documentación en las áreas administrativas .Es necesario establecer un calendario de conservación, diseño normalizado de los documentos, la protección de los documentos esenciales, su eliminación y transferencias a los archivos correspondientes, la organización y el tratamiento de los documentos. Es decir seguir la planificación que se haya establecido en la institución para alcanzar esas metas planteadas y de este modo cumplir con la visión, misión o propósito que tiene la empresa u organismo, los principios y valores.
Sabemos que las instituciones se planten proyectos pero para ello necesitan la distribución de materiales y recursos disponibles para el desarrollo de las distintas actividades, también requieren la participación de los empleados para que sea posible el cumplimiento de las labores donde cada uno aporte sus conocimientos; contribuyendo al desarrollo eficiente del organismo o institución.
Se deben de mantener una buena sistema administrativo que beneficie al organismo en su gestión y es aquí donde los archivólogos y administradores deben colaborar para los procedimientos sean realizados cabalmente.
Subsistema de gestión de información documental.
Ponjuán Dante define la gestión de información como “el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información en y para la sociedad a la que se sirve”.
En si la gestión de información documental es aquel proceso donde se utilizan recursos para manejar información contenida en un soporte material y servir a la organización y por ende a la sociedad.
El sistema de gestión se integra conjunto de componentes que almacenan, procesan y distribuyen información, cuyo propósito es obtener salidas de información relacionadas con los procesos que se realicen en la organización.
Los sistemas de gestión permiten la identificación de los tipos de información que maneja la organización o institución.
También contribuye a la organización de la información necesaria e identificar las necesidades de información del personal y de los usuarios. Y para difundir y socializar la información para la generación de nuevos conocimientos es fundamental formar un sistema de gestión de información.
López Yepes. “La información y, en concreto la información documental, es un recurso económico en las organizaciones, un bien económico, un factor de producción, una forma de capital”.
Tomando en cuenta lo expuesto por López Yepes considero que la información tanto en el ámbito organizacional como personal, es fundamental para llevar a cabo ciertas actividades. Por eso es importante que la información se encuentre en un soporte material de manera que sea fácil su recuperación y uso y de este modo satisfacer las necesidades de información.
Se busca difundir la información a través de un servicio donde los usuarios puedan acceder a la información de distintas maneras, ya sea a través de un servicio de referencia o de un catálogo público, o de una base de datos, según sea el tipo de unidad de información. También se puede dar información de la propia institución por medio de boletines, trípticos o carteleras informativas que puedan anunciar a los usuarios del origen, historia, o actividades de carácter educativo que se realicen en la propia institución.
La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones.
La gestión documental son esos procesos que permiten organizar, conservar, controlar la producción de la documentación, recuperación y uso de la información contenida en esos documentos. Para las organizaciones la gestión documental es primordial porque contribuye a la ordenación de la información que se encuentra registrada en cada uno de esos documentos, que en muchos caso es evidencia de las actividades y transacciones de la propia organización y esta información es esencial para la realización de las actividades diarias de la organización; permitiéndole tomar decisiones y solucionar problemas que se puedan presentar.
Cuando se encuentra la información requerida se agilizan los procesos y la organización se vuelve más eficiente y eficaz en el cumplimiento de sus actividades; alcanzando así sus metas y objetivos planteados.
La gestión documental debe adecuarse a las condiciones existentes en el entorno organizacional. Por muy pequeña que sea la institución, organización o empresa debe tener una concepción sobre como organizar sus documentos, sin que obligatoriamente se requiera de inversiones en medios informáticos; si se cuenta con las condiciones financieras pues si es oportuno que se emplee el uso de las tecnologías ya que estas ayudan a agilizar los procesos.
El profesional de la información frente a estos retos
Con la aceleración de las nuevas y tecnologías y con todo este auge de la era de la información y las nuevas redes de comunicación, han revolucionado tanto el concepto de documento, la información contenida en ellos y las vías de acceso a la información. Hoy día vemos documentos electrónicos que antes no existían y es a estos cambios donde los archivólogos deben de adaptarse y formarse en conocimientos tecnológicos para poder manejar las herramientas tecnológicas.
A pesar que los profesionales de la información han evolucionado, deben seguir evolucionando y en el caso de los archivólogos es conveniente prepararse para custodiar los nuevos soportes y recuperar la información en ellos contenida. Hoy día todos los profesionales están relacionados con el mundo de la información y es fundamental para nosotros formarnos para tener manejo de la información y poder proveerles a los otros profesionales información.
Es recomendable que sean los propios archivólogos y bibliotecólogos que den
aportaciones en las políticas y uso de las nuevas tecnologías para que por un lado sean validos los documentos digitales y por otro para que sean creados bajo una serie de normas y características para ser un documento archivístico.
Se busca lograr que las tecnologías de la información no sean un problema para los profesionales de la información, sino más bien un aliado donde las actividades y procesos archivológicos puedan apoyarse en el uso de estas herramientas y de este modo agilizar los procesos; pero como se menciono antes regido bajo unas normas o leyes que sustentes la aplicación de estas tecnologías.
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FORO TEMA 3
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