UNIDAD I

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS

ARCHIVO: Es el conjunto de documentos producidos y recibidos como consecuencia del ejercicio de su actividad. Por lo tanto un archivo es distinto de una colección documental que es la formada en base a una materia ,persona, soporte, pues estos carecerán de una organización similar a la que poseen los archivos y no surgirán de una actividad primaria de la persona o institución , sino de una afición, por ello serán fruto de la subjetividad tanto en lo que se refiere a su formación, como en su crecimiento, mientras que el archivo se forma de manera natural como resultado de la actuación que es propia a una institución o persona.

Antonia Heredia Herrera “el archivo esta compuesto por a suma de tres elementos: Documento + organización +servicios. Archivo uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia” .

FUNCIÒNES E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO: tradicionalmente las funciones atribuidas a los archivos se reducen a tres: recoger, conservar y servir. Las tres son funciones genéricas exigidas y presentes en cualquier Archivo. De las tres y durante mucho tiempo, la más emblemática ha sido la conservación, acotadas por medidas curativas, sin que faltaran las preventivas. Las tres han evolucionado sustancialmente, ampliándose, dinamizándose, regulándose. La función de recoger, de adquisición; incluye tanto la entrada como la salida de los documentos en el Archivo y va más allá de la simple recepción pasiva. La limitación esta en que la recogida afecta prioritariamente a los documentos producidos por la Institución a la que el Archivo esta vinculado, a los documentos que por normativa del sistema también le corresponde recoger y aquellos otros adquiridos por el órgano que tenga la competencia.

La conservación ha tenido una dimensión física, entendida como el conjunto de medidas y procesos destinado a asegurar la preservación y prevención de posibles alteraciones o a curarlas si ya han ocurrido. No solo atañe a los contenidos documentales sino también al local del Archivo y a sus instalaciones. La función de servicio, el servicio de la información contenida en los documentos para los ciudadanos, utiliza diferentes vías, desde la disponibilidad de los instrumentos de descripción, hasta el ofrecimiento directo de los documentos para su consulta.

El desarrollo y la función de los archivos no tiene otra finalidad que un servicio muy amplio en tres direcciones: La administración, los ciudadanos y la investigación. En el servicio al los ciudadanos puede insertarse la dimensión cultural, que cada vez se reconoce con más insistencia a los Archivos , como instituciones.

DOCUMENTO: Dargente “todo conocimiento susceptible de ser utilizado como objeto de estudio, o prueba de una proposición presentado sobre un soporte material de cualquier naturaleza y forma”.

Para los documentalistas un documento es cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada materia. Es según M. Vázquez a acepción más amplia posible para la palabra documento.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: González Navarro “aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada directamente a un expediente –con foliación o paginación – y que acredita, mediante escritura o cualquier signo fotografía, dibujo, una idea, un pensamiento o una realización humana, o incluso una situación o aspecto de la naturaleza .Con formula más breve podríamos decir también que el documento es un soporte continente información apto para sr incorporado a un expediente”

Manual de Documentos Administrativos lo define como el “soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos”. Estos documentos se caracterizan por ser producidos por un órgano de la Administración pública, y por poderse incorporar a expedientes

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: Unidad de información en la que se depositan para su organización, difusión, consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora para el deshago de actividades y tramites corrientes.

Para Manuel Vázquez, estos archivos son ubicados en “oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original a los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio”.

ARCHIVOS INTERMEDIOS: Según Antonia Heredia “viene a ser la residencia para los documentos que todavía tiene valores administrativos pero son utilizados con poca frecuencia por la Administración y aun no ha llegado para ellos el momento de entrar en el Archivo Histórico. Como consecuencia en un Archivo intermedio todavía hay que valorar y sobre todo seleccionar y eliminar. Su papel es el de aligerar el volumen documental de la administración utilizando locales alejados y menos costosos. Es la antesala del histórico de aquí la importancia de su buen funcionamiento.

Estos archivos suelen concentrar archivos de diferentes instituciones, de lo que se desprende los grandes volúmenes de documentos que reciben, la mayor parte de las veces por transferencias extraordinarias y como tales con bastante desorganización.

INTERPRETACIÒN

Una vez consultadas diferentes fuentes bibliográficas y distintos autores; estoy de acuerdo con que el Archivo además de estar formado por un conjunto de documentos que son producidos y recibidos por un individuo u organismo en el ejercicio de sus actividades; también archivo es el local o edificio donde se conservan, organizan y reguardan ese conjunto de documentos, para luego ser consulta de los ciudadanos.

Muchos se preguntaran con que fin se conservan esos documentos; los documentos contienen información, datos y referencias que sirven de apoyo a la realización de actividades, bien sea de la entidad productora o simplemente consulta de investigadores e individuos que estén interesados en alguna información contenida en los documentos del archivo.

La función de los Archivos se concentra principalmente en tres; recoger, conservar, y servir. Recoger o recolectar los documentos útiles; conservar es decir, mantener las condiciones ambientales adecuadas para preservar los documentos en buen estado y perduren en el tiempo. Luego servir de consulta a las personas o instituciones donde puedan recabar la información requerida.

Un elemento que es meramente indispensable, es la organización de estos documentos, ya que seria muy difícil encontrar un documento en un archivo desorganizado.

Todo esto por supuesto no se llevaría a cabo sin la presencia de un archivólogo o gestor de información, quien es el encargado de orientar todas las actividades para que puedan ser realizadas con rapidez, eficiencia y eficacia.

Referencias Bibliográficas

CRUZ MUNDET, JOSÉ RAMÓN. (1999).Archívese: los documentos del poder y el poder de los documentos. Madrid: Alianza Editorial.

HEREDIA HERRERA, ANTONIA. (2007)¿Que es un archivo?. Madrid: Ediciones Trea.

SANCHIS MORENO, JOSÉ FRANCISCO. (1999). Los archivos de oficina: una síntesis para su gestión. Madrid: Tirant lo Blanch.

GARCÍA RUPÉREZ, MARIANO. (2007). Tipología. Series Documentales. Cuadros de Clasificación. Cuestiones metodológicas y prácticas. Anroart ediciones.

FORO TEMA 1

Para dar Inicio a la Unidad I es importante conocer las distintas
definiciones de archivo y de esta forma poder formar un concepto apropiado,
además de tener claro cual es su función e importancia. José Ramón Cruz Mundet dice "Un archivo esta formado por los documentos que produce y recibe un individuo, una familia, una empresa o un organismo público en el ejercicio de sus actividades”. Nos damos cuenta, desde que nacemos estamos produciendo documentos y de alguna manera u otra se va formando un archivo, y así ocurre en instituciones u organismos que a través de sus actividades generan gran cantidad de documentos. Se deben de conservar los documentos que proporcionen datos importantes, debidamente organizados en el Archivo; y de este modo poder ser utilizados posteriormente.

Relacionando los conceptos expuesto anteriormente, con los archivos
administrativos e intermedios. Una vez formado el archivo con los documentos
organizados estos están en constante consulta, pero llega un momento donde la consulta no es tan frecuente y es aquí donde la documentación es transferida al archivo administrativo, que es manejado exclusivamente por la entidad productora. Cuando los documentos son trasferidos desde el archivo administrativo al intermedio es por que la consulto de los organismos es esporádica.

Alberch Figueras, Ramón; Cruz Mundet, José Ramón. Archívese: los documentos
del poder y el poder de los documentos. Madrid: Alianza Editorial, 1999.